Міністерством освіти України визначено перелік документації, яка є обов'язковою в загальноосвітньому навчально-виховному закладі. Її можна поділити на такі групи: 1) планування навчально-виховної роботи закладу освіти; 2) документація особового складу і навчально-педагогічна; 3) фінансово-господарська документація.
Планування навчально-виховної роботи у загальноосвітніх навчально-виховних закладах здійснюється згідно з методичними вказівками та рекомендаціями Міністерства освіти України
До другої групи документації належить алфавітна книга запису учнів, особова справа учня, класний журнал, журнал факультативних занять, журнал групи продовженого дня, журнал обліку роботи гуртка (об'єднання), книга обліку бланків і видачі атестатів про повну загальну середню освіту, книга обліку видачі золотих і срібних медалей, книга обліку видачі похвальних листів і грамот, книга обліку особового складу педагогічних працівників, книга протоколів педагогічної ради, книга протоколів ради загальноосвітнього навчально-виховного закладу, книга обліку трудових книжок працівників закладу освіти, журнал обліку пропусків і заміщення уроків учителями, книга наказів, контрольно-візитаційна книга, журнал реєстрації вхідних і вихідних документів, книга записів наслідків внутрішньошкільного контролю, акти, довідки про перевірку роботи навчально-виховного закладу, поточне листування, офіційні документи відомчих органів про роботу навчально-виховного закладу, статистичні звіти, акти форми Н-1, Н-2 про нещасні випадки.
Фінансово-господарська документація: технічний паспорт загальноосвітнього навчально-виховного закладу, інвентарні списки основних засобів, інвентарна книга бібліотечного фонду, книга складського обліку матеріалів та інші.
Алфавітна книга запису учнів ведеться в кожному загальноосвітньому навчально-виховному закладі. У ній записуються всі учні навчально-виховного закладу в алфавітному порядку, незалежно від класу, в якому вони навчаються. Щорічно до неї заносяться відомості про учнів нового прийому. Для кожної літери відводяться окремі сторінки. Номер запису учня в книзі є одночасно номером його особової справи.
Вибуття учня (закінчення ним навчально-виховного закладу) оформляється наказом директора із зазначенням причин вибуття. У алфавітній книзі записується номер і дата наказу, вказується причина вибуття. Якщо учень, який раніше вибув, знову повернувся в даний навчально-виховний заклад, то дані про нього записуються як про такого, що вперше прибув.
Після використання всіх сторінок алфавітної книжки на ту чи іншу літеру продовження записів здійснюється в новій книзі в порядку наступних номерів. Виправлення в книзі підтверджуються підписом директора закладу і скріплюються печаткою.
Термін зберігання алфавітної книги 50 років.
Особова справа учня заводиться з моменту вступу його в навчальний заклад. До неї заносяться такі дані: загальні відомості про учня, підсумкові оцінки успішності за кожен клас, записи про нагороди (похвальні листи, похвальні грамоти, золота або срібна медаль).
Особові справи учнів І-ІV класів ведуть учителі початкових класів, V-XІ класів — класні керівники. Особова справа має номер, що відповідає номеру в алфавітній книзі (наприклад, № В/128 означає, що учень записаний в алфавітній книзі на літеру В під № 128).
При вибутті учня з навчально-виховного закладу особова справа видається на підставі письмової заяви батькам або особам, що їх заміняють.
Після закінчення учнем навчально-виховного закладу його особова справа зберігається 5 роки.
Класний журнал ведеться в кожному навчально-виховному закладі за формою, затвердженою Міністерством освіти. Встановлені два види класних журналів: для І-ІV і V-XІ (XІІ) класів. Відповідні записи в них роблять вчителі початкових класів, класні керівники, вчителі-предметники.
Облік індивідуальних і групових занять, які проводяться з учнями згідно з навчальним планом, а також заняття з правил безпечної поведінки на вулицях і дорогах, з питань протипожежної безпеки, цивільної оборони, санітарії і гігієни записуються на вільних сторінках журналу.
Графи розділу “Загальні відомості про учнів” (№ особової справи, прізвище, ім'я та по батькові учня, стать; рік, місяць і число народження; національність, участь у гуртках, коли і куди вибув; прізвище, ім'я та по батькові батька і матері або опікунів; заняття і місце праці батьків (посада, назва і адреса підприємства, телефон; домашня адреса, телефон)) класний керівник заповнює на підставі документальних даних про учнів протягом перших 10 днів навчального року і систематично протягом року вносить в цей розділ відповідні записи в зв'язку з прибуттям або вибуттям учнів.
У графі “Рішення педагогічної ради” записуються рішення про наслідки успішності учнів: “Переведено до наступного класу”, “Призначено повторні екзамени з предметів ...”, “Видано свідоцтво про закінчення школи”, “Видано атестат про середню освіту. Нагороджено золотою медаллю”. При цьому зазначається дата і номер педагогічної ради.
Класний журнал розрахований на один навчальний рік. Контроль за веденням та зберіганням його здійснюють директор навчально-виховного закладу і його заступники з навчально-виховної роботи. Свої зауваження вони записують на спеціальній сторінці в кінці журналу. Всі записи у класному журналі повинні вестися чітко і охайно.
Зберігається класний журнал у справах школи 5 років, а випускних класів – 10 років.
Журнал факультативних, додаткових занять та консультацій є основним документом для обліку даних видів занять. У початкових класах облік додаткових занять, консультацій здійснюється у класних журналах на спеціально відведених сторінках. Вимоги до ведення записів у журналі факультативних, додаткових занять та консультацій аналогічні до ведення класних журналів.
Журнал групи продовженого дня ведеться в усіх загальноосвітніх навчально-виховних закладах, де є групи продовженого дня. Журнал групи продовженого дня розрахований на один навчальний рік. Ведення відповідних записів у даному журналі є обов'язковим для кожного вихователя. Правильність ведення журналу перевіряє директор навчального закладу і заступник директора з навчально-виховної роботи.
Журнал планування та обліку роботи гуртка розрахований на один навчальний рік і ведеться керівником гуртка.
Книга обліку бланків і видачі атестатів про повну загальну середню освіту. Книга повинна бути пронумерована, прошнурована і скріплена підписами завідуючого відділом освіти районної держадміністрації, інспектора і гербовою печаткою.
У книзі зазначається кількість отриманих і виданих атестатів про повну загальну освіту (із зазначенням їх номерів). Решту чистих і зіпсованих бланків здається у відділ освіти районної держадміністрації, про що в книзі робиться відповідний запис і розписується завідуючий відділом освіти чи інспектор.
Атестати про повну загальну освіту видаються на основі рішення педагогічної ради навчально-виховного закладу. В книзі записується дата і номер протоколу.
Для тих, хто екстерном складає екзамени, запис про видачу атестата про повну загальну середню освіту робиться у графі “Рік вступу до даного закладу” — “екстерн”. У кінці списку повинні бути розписи всіх, хто в даному році закінчив навчально-виховний заклад.
Книга обліку бланків і видачі свідоцтв про неповну середню освіту ведеться аналогічно до книги обліку бланків і видачі атестатів про повну загальну середню освіту.
У книзі обліку видачі золотих і срібних медалей заносяться відомості про видачу золотих і срібних медалей.
Книга обліку похвальних листів і похвальних грамот ведеться у кожному загальноосвітньому навчально-виховному закладі. Облік похвальних листів “За відмінні успіхи у навчанні”, похвальних грамот “За особливі успіхи у вивченні окремих предметів” в книзі ведеться окремо.
У книзі обліку особового складу педагогічних працівників, яка ведеться в усіх загальноосвітніх навчально-виховних закладах, записуються всі педагогічні працівники закладу, відмічаються результати атестації вчителів (вказується дата і номер рішення атестаційної комісії).
Книга обліку бланків і видачі атестатів про повну загальну середню освіту, свідоцтв про неповну середню освіту, золотих і срібних медалей, особового складу педагогічних працівників зберігаються в справах закладу 75 років.
Книга протоколів педагогічної ради. Вона ведеться в усіх навчально-виховних закладах, де є педагогічна рада. У ній фіксуються всі питання, які розглядаються на засіданні педагогічної ради, а також прийняті рішення.
Книга протоколів ради загальноосвітнього навчально-виховного закладу ведеться аналогічно до книги протоколів педагогічної ради.
Книга протоколів педагогічної ради і ради загальноосвітнього навчально-виховного закладу зберігається у справах постійно.
Книга обліку трудових книжок працівників загальноосвітнього навчально-виховного закладу ведеться у всіх закладах. Трудові книжки зберігаються у директора закладу. Зберігається дана книга у справах закладу 50 років.
Журнал обліку пропусків і заміщення уроків вчителями (зберігається 5 років) ведеться заступником директора загальноосвітнього навчально-виховного закладу з навчально-виховної роботи.
Книга наказів ведеться в тих загальноосвітніх навчально-виховних закладах, де є не менше 3-х працівників. У ній записуються накази і розпорядження з питань навчально-виховного процесу (про вивчення стану викладання навчальних дисциплін, якість знань, умінь і навичок учнів, виконання нормативних документів про освіту тощо), про розподіл посадових обов'язків між керівництвом закладу, педагогічного навантаження вчителів, класного керівництва, про рух учителів і учнів, стимулювання їх праці.
Наказами по навчальному закладу оформляються рішення педагогічної ради навчально-виховного закладу про переведення в наступний клас, допуск учнів до екзаменів, про закінчення учнями навчально-виховного закладу, нагородження їх золотими, срібними медалями, похвальними листами, грамотами.
Книга наказів зберігається у справах закладу 50 років.
У контрольно-візитаційну книгу (зберігається 10 років) заносяться зауваження і пропозиції осіб, що перевіряли роботу загальноосвітнього навчально-виховного закладу. У записах вказується їх прізвища та ініціали й посада, дата.
Книга запису наслідків внутрішньошкільного контролю (зберігається 3 роки). Її ведуть директор навчально-виховного закладу та його заступники з навчально-виховної роботи (кожен окремо). У ній записують результати внутрішньошкільного контролю.
В інвентарній книзі бібліотечного фонду навчально-виховного закладу враховується вся наявна в даному закладі література. Зберігається книга до ліквідації бібліотеки.
Відповідає за ведення діловодства в загальноосвітньому навчально-виховному закладі його директор і відповідальний працівник згідно з штатним розписом та функціональними обов'язками. Правильність ведення діловодства контролюють відповідні органи управління освітою.
Всі опубліковані на сайті матеріали належать їх авторам. Матеріали розміщено виключно для ознайомлення. Копіювання та використання інформації суворо заборонено.
