ФУНКЦІЯ КОНТРОЛЮ
Контроль передбачає спостереження за процесом управління, оцінювання результатів, співвіднесення їх з визначеною ціллю. У психологічному аспекті він є особливим видом діяльності, пов'язаним із наданням своєчасної допомоги співробітникам, вжиття за необхідності відповідних заходів з метою досягнення управлінської мети керівником і всіма підлеглими (схвалення, заохочення тощо).
Нерідко керівники дуже спрощено розуміють психологічні особливості контролю, зводячи свою діяльність до того, щоб переконати підлеглих у неправильності їх дій і відповідно покарати. Але негативна мотивація не сприяє продуктивній праці: підлеглі або намагаються уникнути неуспіху, покарання, що породжує в них негативні емоції, або звикають до покарання, що суттєво знижує його дію і загальний рівень роботи підлеглих.
Для того щоб контроль керівника за діями співробітників сприяв підвищенню ефективності діяльності організації, він повинен відповідати таким вимогам:
— об'єктивність оцінювання діяльності співробітників (оцінюючи діяльність персоналу, керівник повинен послуговуватись конкретними її показниками, а не своїми симпатіями та антипатіями);
— гнучкість у ставленні до працівників (врахування їх індивідуальних та психологічних особливостей);
— дотримання законності (суб'єкт управління повинен діяти в межах наданих йому прав і повноважень);
— доступність і зрозумілість для об'єктів, яких контролюють (вимоги керівника мають бути зрозумілими та обґрунтованими);
— гласність (забезпечення тих, кого перевіряють, вичерпною інформацією);
— дієвість (передбачає не лише з'ясування стану об'єкта контролю, а й своєчасну допомогу підлеглим);
— орієнтація на кінцеві результати, на досягнення поставленої мети (контроль не повинен зосереджуватись на дрібницях, що відволікає увагу співробітників від головного);
— забезпечення зворотного зв'язку (передбачає надходження інформації від виконавців);
— гуманне ставлення до співробітників (контроль не повинен виключати урахування їх потреб, позитивних спонук);
— безперервність і регулярність контролю (працівники, знаючи, що результати їх роботи підлягають неухильному контролю, намагаються діяти злагоджено, системно);
— зосередження уваги не на минулому, а на майбутньому (доцільність контролювати не те, що сталося, а те, що може статися). Краще знати про ймовірну помилку, аніж виявити її тоді, коли вона сталася, оскільки на майбутнє вплинути можна, а минулого вже не переробити;
— забезпечення самоконтролю (вміння керівника контролювати власні дії, емоції, оцінювати підлеглих за їх поведінкою абстраговано від емоційного ставлення до них).
З погляду психології управління контроль передбачає з'ясування та аналіз психологічних і соціально-психологічних чинників досягнення (недосягнення) накресленої цілі і на цій основі розроблення, впровадження системи коригувальних дій з метою досягнення бажаного результату. Психологічний аспект контролю пронизує всю контрольну функцію управління, головна мета якої — сприяти зближенню фактичних і бажаних результатів робіт.
Контроль охоплює фінансово-бюджетну сферу, операції та якість, інформаційну систему підприємства. До підсистем контролю належать: технологічні процеси; якість продукції та праці; додержання чинного законодавства, реалізація окремих завдань, етапів, напрямів, стратегічних програм і планів; виконання рішень, вказівок, наказів, розпоряджень вищого керівництва організації; дотримання встановлених фінансово-економічних параметрів функціонування підприємства тощо.
Завдяки контролю керівник має змогу вчасно виявити недоліки і проблеми у роботі підлеглих, передбачати і здійснювати заходи щодо їх усунення. Звичайно, сподіватися на всеохопність запобігання майбутнім помилкам, особливо якщо йдеться про людський чинник, неможливо. Та, знаючи особистісні якості та властивості працівників, можна передбачити ступінь і особливості їх помилок. У зв'язку з цим важливими є запобіжні дії, спрямовані на недопущення помилок.
Реалізація керівниками контрольних функцій часто пов'язана з обмеженням особистої ініціативи, індивідуальних особливостей працівників. Такі обмеження виявляються у формі “боротьби із свавіллям”, “корпоративного духу”, “стереотипізації”.
Стереотипізація (грец. stereos — твердий і typos — відбиток), як правило, виявляється у керівника як стереотип мислення: пізнання, сприймання і оцінювання підлеглого на підставі особистого досвіду. Це дає йому змогу скоротити час для з'ясування і реагування на управлінські ситуації, але зроблені за таких умов висновки можуть бути помилковими, неповними, суб'єктивними, що спричинить і неадекватні дії. Один і той самий прояв стереотипу за одних умов буде істинним, за інших — хибним, а значить і неефективним для розв'язання завдань контролю. Надзвичайно небезпечні застарілі стереотипи мислення блокують сприймання нових ідей.
Контроль супроводжує кожну управлінську операцію, потребує висококваліфікованих працівників. Завдання керівника полягає в умілому організуванні діяльності цієї групи, чіткій взаємодії з нею, що є запорукою ефективної її діяльності.
Якість контролю залежить від поінформованості керівника. Керівник ефективно здійснює контрольну функцію, якщо володіє чіткою, значущою, необхідною і своєчасною інформацією. Без цього неможливо контролювати загальний стан справ в організації, забезпечити стійкий взаємозв'язок керівника зі співробітниками, зв'язки фірми з постачальниками і споживачами. Вичерпна інформація про потреби споживачів є передумовою ефективної стратегії, конкурентоздатності товарів на ринку. Керівники, котрі вміють добре управляти інформаційними системами, багато проблем розв'язують одночасно. А головне — враховують потреби і запити людей (підлеглих, постачальників, споживачів тощо). Велике значення з погляду пспхології управління має соціальна інформація і вміння керівників нею користуватися в оцінюванні діяльності підлеглих. Вона охоплює дані про кадровий склад організації, загальнокультурну і професійну підготовку персоналу, про лідерський потенціал виробничих підрозділів і служб, зони “соціального напруження”, стан і причини плинності кадрів тощо. Найефективнішим способом для отримання такої інформації є безпосереднє спілкування керівника із співробітниками. Часто використовують при цьому і спостереження, вивчення ділової документації, індивідуальні бесіди тощо. Використання їх є і чинником контролю за роботою підлеглих. Контроль забезпечує зворотний зв'язок керівника з працівниками, розширює і поглиблює його знання про їх індивідуальні, особистісні особливості та професійні можливості, живить інформацією про те, як робота підлеглого впливає на досягнення загальної цілі, створює можливості для розв'язання конкретних психологічних і соціально-психологічних проблем, допомагає підлеглим виправити недоліки, скоригувати дії. Певне значення має контроль і для підлеглих, оскільки дає змогу порівняти фактичні результати з бажаними, поспілкуватися з керівником, поділитися з ним своїми думками, краще пізнати свої потенційні можливості, формує чіткі орієнтири поліпшення роботи.
Всі опубліковані на сайті матеріали належать їх авторам. Матеріали розміщено виключно для ознайомлення. Копіювання та використання інформації суворо заборонено.
